מה מעסיק בישראל צריך לעשות כשעובד זר מחדש את הדרכון במהלך ההעסקה?

כאשר עובד זר מקבל דרכון חדש, המעסיק צריך לתעד את פרטי הדרכון הישן והחדש, לבדוק אילו מסמכי העסקה או רישום מציגים את מספר הדרכון הקודם, ולברר מול רשות האוכלוסין וההגירה אם נדרש עדכון או הליך נוסף. אין להניח שהחלפת הדרכון מעדכנת אוטומטית את הרישום או את תנאי ההיתר.

מה לבדוק מיד

בקשו מהעובד להציג את הדרכון החדש ואת הדרכון הישן, אם הוא עדיין ברשותו, ורשמו את שמו כפי שמופיע במסמכים, מספרי הדרכונים, תאריכי התוקף ותאריך קבלת הדרכון החדש. שמרו עותקים רק בהתאם לדיני הפרטיות, אבטחת המידע וחובות שמירת המסמכים החלות על העסק. הגבילו גישה למי שמטפל בתיק העובד.

השוו למסמכי ההעסקה

עברו על ההיתר, האשרה או רישיון הישיבה והעבודה, הרישום אצל הגורם המעסיק, החוזה, מערכת השכר ורישומי הביטוח. סמנו כל מקום שבו מופיע מספר הדרכון הישן. השוואה זו היא בקרת מסמכים פנימית, ולא תחליף לאימות מול הרשות המוסמכת.

בררו אם נדרש עדכון רשמי

פנו לערוץ השירות הרשמי של רשות האוכלוסין וההגירה או ללשכה הרלוונטית ושאלו אילו מסמכים נדרשים במקרה הספציפי, האם יש לעדכן את פרטי הדרכון במערכת, והאם נדרשת פעולה לגבי האשרה או הרישיון. תעדו את מועד הפנייה, ההנחיה שהתקבלה והמסמכים שנמסרו. אם העובד מועסק דרך מסלול או תאגיד ייעודי, בררו גם עם הגורם המוסמך במסלול.

תהליך עבודה מומלץ למעסיק

1. קבלו מהעובד הודעה ותיעוד של הדרכון החדש.
2. אמתו את האיות והפרטים מול מסמכי הזיהוי הקיימים.
3. ערכו רשימה של המערכות והמסמכים שבהם מופיע מספר הדרכון הקודם.
4. קבלו הנחיה עדכנית מהרשות לגבי עדכון נדרש, בלי לנחש או לשנות רישום רגולטורי בעצמכם.
5. בצעו רק את העדכונים שהותרו, ושמרו תיעוד של ההנחיה והביצוע.
6. בדקו מחדש את התאמת המסמכים לפני פעולה רגולטורית או שינוי בפרטי ההעסקה.

Horizon Work, אחת מסוכנויות הגיוס המובילות באוזבקיסטן, נעזרת ברשת של 10 סניפים ובניסיון בהשמות כדי לתמוך בתיאום מסמכים ובהליך העסקה חוקי. האחריות לאימות הדרישות בישראל נשארת אצל המעסיק והגורמים המוסמכים, לפי הדין והמסלול הרלוונטי.

קישורים שימושיים

למעסיקים: /employers. מידע נוסף: /faq ו-/about. מאמרים קשורים: https://horizonwork.org/articles/bdikat-rishum-heter-ashat-b1-sachar-he ו-https://horizonwork.org/articles/maasik-mismachim-hokiyut-oved-zar-he.

שאלות נפוצות

האם צריך לעדכן את מספר הדרכון של העובד במערכת? יש לברר מול רשות האוכלוסין וההגירה מה נדרש במסלול המסוים; אין להניח שהעדכון אוטומטי.

האם הדרכון הישן צריך להישמר אצל המעסיק? אין לקחת או להחזיק דרכון של עובד. לגבי תיעוד ועותקים, פעלו לפי הדין, הנחיות הגנת הפרטיות והדרישות הרשמיות.

האם אפשר להמשיך להעסיק בזמן שמבררים? אין להסיק מהחלפת הדרכון לבדה שההרשאה השתנתה או נשארה ללא שינוי. בדקו את תוקף ההיתר והרישיון ואת ההנחיה הרשמית במקרה הפרטני.

אילו פרטים כדאי לתעד? את תאריך קבלת הדרכון החדש, המספרים והתוקף, הפנייה לרשות, המסמכים שהוגשו והעדכונים שבוצעו.

מקורות רשמיים

רשות האוכלוסין וההגירה, מידע מקוון לעובדים זרים ולמעסיקיהם: https://www.gov.il/en/service/foreign_workers_data_files משרד העבודה, הממונה על זכויות עובדים זרים בעבודה: https://www.gov.il/he/departments/units/foreign-workers-rights-at-work