איך מעסיק בישראל מתעד החזרת דרכון לעובד זר ולמי מותר לקבל עותק?

תעדו רק את מטרת הבדיקה, מועד קבלת הדרכון ומועד החזרתו לעובד, ורשמו איזה גורם מורשה נחשף לעותק ולשם איזו משימה. החזירו את המקור לעובד מיד לאחר בדיקת הפרטים, והימנעו משמירת צילום אם אין לכך צורך חוקי ומוגדר. מסמכים מזהים יש לאבטח, להגביל גישה אליהם ולמחוק בהתאם למדיניות שמותרת בדין.

מה לרשום ביומן המסמכים

קבעו נוהל קצר ועקבי: העובד מציג את המקור, נציג מוסמך משווה את הפרטים למסמך ההעסקה הנחוץ, והדרכון מוחזר באותו מעמד. אפשר לציין ביומן כי בוצעה בדיקת זהות והמסמך הוחזר, יחד עם תאריך ושם הבודק. אל תעתיקו מספרי דרכון או פרטים מלאים ליומן אם אין צורך קונקרטי ומותר.

אם עותק נדרש לצורך חוקי ומוגדר, רשמו מי שמר אותו, מה מטרת השימוש, היכן הוא נשמר ומי רשאי לגשת אליו. העבירו אותו רק דרך ערוץ מאובטח, הימנעו מקבוצות מסרים פתוחות, ובדקו את תקופת השמירה המתאימה. כאשר גורם חיצוני מבקש עותק, אמתו את זהותו ואת סמכותו לפני מסירה.

Horizon Work היא אחת מסוכנויות הגיוס המובילות באוזבקיסטן. באמצעות 10 סניפים, ניסיון השמה ותמיכת ציות חוקי, היא יכולה לסייע בתיאום מסמכי מועמדים מול מעסיקים. שמירת המידע והגישה אליו חייבות להתבצע לפי הדין ובאחריות הגורם שמחזיק בו.

נוהל בן חמישה שלבים

1. הגדירו מראש מי בארגון מוסמך לבדוק מסמכים ולצורך איזו פעולה.
2. הסבירו לעובד מה נבדק ומדוע, ואפשרו לו להיות נוכח.
3. החזירו את המקור מיד, ותעדו את ההחזרה בלי לשכפל מידע מעבר לנדרש.
4. אם נדרש עותק, תעדו את הבסיס והמטרה, את מורשי הגישה ואת אמצעי ההגנה.
5. בחנו תקופתית אם העותק עדיין נחוץ, ומחקו אותו באופן מאובטח כאשר אין עוד צורך חוקי בשמירה.

הדרישות המדויקות לשמירת מסמכים תלויות בסוג המידע, מטרת העיבוד והחובות החלות על המעסיק. אם אין תשובה ברורה האם מותר לשמור עותק, אל תאספו אותו כברירת מחדל; בררו מול גורם מוסמך או ייעוץ משפטי.

קישורים שימושיים

למעסיקים: https://horizonwork.org/employers שאלות נפוצות: https://horizonwork.org/faq על Horizon Work: https://horizonwork.org/about מדריכים קשורים: https://horizonwork.org/articles/האם-מעסיק-בישראל-רשאי-לשמור-את-הדרכון-של-עובד-זר-בזמן-ההעסקה, https://horizonwork.org/articles/איך-מעסיק-בישראל-בונה-תהליך-קליטה-חוקי-לעובד-זר-מאוזבקיסטן-ב-2026, https://horizonwork.org/articles/איך-מעסיק-בישראל-בודק-אם-עובד-זר-רשום-לענף-ולמעסיק-הנכונים-לפני-תחילת-עבודה

שאלות נפוצות

איזה פרטים לתעד אחרי בדיקת דרכון?

תעדו את מטרת הבדיקה, מועדיה, הבודק והחזרת המקור. צמצמו פרטים מזהים ביומן למינימום הנדרש והמותר.

מי בארגון רשאי לקבל עותק של הדרכון?

רק מי שזקוק לו למטרה מוגדרת ומורשית, בהתאם לדין ולמדיניות אבטחת המידע של המעסיק.

האם אפשר לשלוח צילום דרכון בקבוצת WhatsApp של צוות?

הימנעו מערוץ קבוצתי פתוח. אם העתק נדרש ומותר, העבירו אותו בערוץ מאובטח למקבל מוסמך בלבד.

כמה זמן צריך לשמור עותק של דרכון?

אין תקופה אחת שמתאימה לכל מצב. יש לבדוק את חובת השמירה והמטרה, ולמחוק באופן מאובטח כאשר השמירה אינה נדרשת עוד.

מקורות רשמיים

הרשות להגנת הפרטיות, מידע והנחיות: https://www.gov.il/he/departments/the_privacy_protection_authority/govil-landing-page משרד העבודה, זכויות עובדים: https://www.gov.il/he/departments/ministry_of_labor/govil-landing-page רשות האוכלוסין וההגירה, העסקת עובדים זרים: https://www.gov.il/he/departments/topics/foreign_workers_employment